Saat tiba di lokasi, Manfred Laak diketahui sedang mengikuti rapat bersama Persatuan Guru Republik Indonesia (PGRI) Kabupaten Malaka di Aula SMP Negeri 1 Malaka Tengah.
Informasi mengenai keberadaan Kepala Dinas disampaikan sejumlah staf yang ditemui di sekitar kantor.
Sekitar pukul 12.15 WITA, setelah kegiatan tersebut selesai, Manfred Laak terlihat berjalan menuju ruang kerjanya. Ia kemudian masuk ke dalam ruangan dan pintu ruang kerja tersebut tampak ditutup.
Awak media kemudian berupaya menemui yang bersangkutan untuk meminta konfirmasi mengenai sejumlah persoalan revitalisasi sekolah, termasuk pembangunan SMP Negeri Numponi yang sebelumnya menjadi perhatian publik.
Namun, pintu ruang kerja Kepala Dinas masih dalam keadaan tertutup. Dari balik kaca jendela, Manfred Laak terlihat berada di dalam ruangan sambil menggunakan telepon seluler.
Awak media kemudian kembali menanyakan kepada staf apakah Kepala Dinas dapat ditemui.
Salah seorang staf menyampaikan bahwa saat itu merupakan waktu istirahat makan siang dan meminta awak media menunggu hingga pukul 13.00 WITA.
